翻译项目管理

翻译项目管理
TPM
MSurreau 星期六, 07/29/2017

Publication: Matis, Nancy. 2005. La gestion de projets de traduction et sa place dans la formation de traducteurs, Équivalences, number 32/1 2005 - "La traduction à l'heure de la localisation" HEB, Haute École de Bruxelles, 47-62.

简介

简介

leader项目管理涉及的主题非常广泛,它影响着所有行业和部门。在这篇文章中,我们将分析其在翻译领域的重要性。

根据 Larousse 百科全书中的解释,项目是“人们设法实现的目标”。

我们根据其最普遍形式将“项目管理”定义为:根据某些预定义的条件,承担并完成一个项目的行为。这篇文章使我们可以在将其应用于特定翻译领域时,更深切地体会这一概念。

翻译项目管理的重要性

翻译是在不同环境中以及各种状态下的一种实践行为。一些翻译人员是某些机构或公共部门的职员。另一些翻译人员受雇于可能包含内部翻译部门的私人企业。在这两种情况下,如果“内部”工作量变得越来越繁重,那么公司可能决定将一些项目委派给外部独立的翻译人员或者翻译机构。

这些翻译机构通常只付少部分费用给翻译人员。他们依赖其自己的独立翻译人员网络。在某些情况下,由“外部”承担的翻译工作将由“内部”翻译人员进行校对,这些内部人员也被称作“校对人员”。我们还应注意到,翻译工作量有时也需要翻译机构中的“外部校对人员”来帮助完成。一般来讲,这些任务的组织工作将被委托给项目经理。然而,项目经理的角色通常不仅限于传递文件;实际上,它还包含许多其他功能。

为了更好地掌握项目管理的概念,我们将分析翻译机构中翻译项目的各个阶段,以及项目经理在各个阶段中的角色。本文档还将帮助我们理解翻译人员、项目经理以及其他可能涉及到的人员在各种项目中的职责。

MSurreau 星期四, 08/03/2017

翻译项目的阶段

翻译项目的阶段
MSurreau 星期四, 08/03/2017

开始与客户联系

开始与客户联系

通常,与潜在客户(目标客户)的所有联系工作都在销售部门进行。但是,在这种沟通中项目经理的参与可能非常有用,有时甚至是必不可少的。他们在特定领域中的特定知识(例如,视频组件的翻译或者复杂软件的本地化1可能是一个重要卖点。

项目经理的工作经验将有助于建立客户的信任关系,当比较和评估两个竞争对手时,客户会予以这方面的考虑。

对于现有的客户,项目经理在协商时的参与可能会表现出翻译机构的优势,这一点勿庸置疑。

  • 1. 在这种情况下,本地化不仅仅包含翻译本身,而且还包含软件在文化或技术方面的整体适应性,以及文档或关联的模块,例如帮助文件、文档、市场文档等等。技术工作 - 包括文档的页面设置,图形的修改,以及软件或其他技术模块的编译、测试和调试等步骤 - 也是软件“本地化”涉及的内容。
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收到新项目

收到新项目

一些项目经理按照特定的客户进行指派。而另一些项目经理可能按“项目类型”进行指派。

在两种情况下,当收到新项目时,客户通常都需要一个预算,有时还需要一个项目计划。这些文档可能由不同的人员开发,包括管理者、销售人员等等,或者由项目经理提供。

要完成这项工作,建议先完成初步的分析,其范围取决于客户需求的复杂程度。

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项目分析

项目分析

项目分析可以采用多种形式。有时,快速分析(仅仅提供要执行工作的简单图表)就足够了。但在一些情况下,则需要深度分析,这些分析可能对协商过程产生影响(甚至可能是将来项目的基础)。

Project Analysis

分析必须确定:

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项目类型

项目类型

项目的初始阶段包括确定翻译项目类型。项目可能按多种方式进行分类,但最常见的是按部分进行分类:

A. “文档”项目

这类项目的复杂程度范围很大,它们主要包括要翻译的文档。

最简单的情况是,文档只包含电子邮件或简历的内容。复杂一些的情况是,文档通常包括描述各种技术以及冗长过程的用户手册(计算机使用步骤、医学宣传册、汽车手册等)。

B. “软件”项目

这类项目指的是软件及其相关材料(文档指南、帮助文件、市场宣传册、许可协议、CD 护封等)的本地化。

同样,这些项目可能非常简单,仅包含要在文本编辑器中翻译的界面文本字符串。它们也可能非常大并且相当复杂,需要翻译上百个各种类型和格式(Java、XML、RC 等)的文件,以及在多个操作系统、多个更新等中测试这些翻译的软件。

C. “多媒体”项目

这些项目通常使用音频和/或视频元素。例如,包含带有文字和录音的视频动画的课件翻译。

这类项目一般需要使用价格可能非常昂贵的专门软件。此外,它们有时还需要其他公司的参与,尤其在需要租借录音室和招募录制翻译文本的演员时。

D. “Web”项目

这类项目范围非常广泛,原因是 Web 项目有时与上面提到的其他类型项目结合在一起。

这些项目的复杂性可能很低(例如,一些 HTML 页面的翻译)或者很高(例如,带有动画、文件、视频和/或声音以及内置软件应用程序的复杂网站的本地化)。

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项目组件

项目组件

不同的项目类型围绕着其“组件”进行定义,这些组件的大小及复杂性也将影响整个项目管理。

A. “文档”项目

最常见的文档项目组成包括文字处理或桌面印刷应用程序中出现的文本页面。用于这种项目的程序都提供了合适的特性和功能,有时特定于操作系统(例如 PC 或 MAC 上的 MS Word、Adobe FrameMaker、QuarkXPress、Adobe PageMaker 等)。

此外,这些页面还可能包含要在特定应用程序(Adobe Illustrator、PaintShop Pro 等)中翻译或者改变的图形(例如带有标题的图表、图像、照片或对话框)。
 
最后,根据已翻译文档的最终格式(可通过 Internet 访问的 PDF 文件,还是准备好打印的文档),客户可能需要您提交 PostScript 文件(PDF 或 PS 格式)。

B. “软件”项目

软件项目的核心通常是软件应用程序本身。相关的组件集合也可能包含其中(向导以及安装脚本等)。

与软件相关的文档被分类为如上所述的“文档”项目。它通常包括一个主要的组件并可能涉及多个文档,包括用户手册、安装指南,以及快速参考卡等。

另一个组件几乎都内置到软件中:联机帮助。联机帮助主要描述软件的功能或界面元素,还可能包含使用该程序时要遵循的一些特定步骤。最常见的帮助文件是编译成 CHM 格式的 HTML 文件;它们可能包含(也可能不包含)显示界面元素的图形或屏幕截图。

除了上面三个主要组件,软件项目可能还包括法律、销售、信息性文件(许可协议、宣传册以及自述文件等)。

C. “多媒体”项目

在实际的所有翻译项目中,多媒体项目的基础是文本。

但是其他组件,例如图形、带有(或不带有)动画的视频文件、音频文件,以及软件文件(有时)通常也会出现在多媒体项目中。
 
因此,这可能需要特殊的翻译过程,例如字幕或语音,同时也需要在这方面经过训练的翻译人员。根据客户的需求,他们必须拥有软件来处理视听翻译的不同阶段(编排、检查、改编以及模拟等)。

D. “Web”项目

我们已经讨论过的组件集合(PDF 或其他文档、软件组件、多媒体应用程序等)可以一起合并到“Web”项目中。

但是,除了上面这些,“Web”项目还包括 Web 特定的组件,例如“简单的”HTML 文件或连接数据库的脚本(asp、php 等)。

 

这一各种项目类型及其组件的快速概览说明了项目经理将面对的任务的多样性和多重性。项目的组件越多样越复杂,对其进行管理所需要的知识越多。

当然,不要期望项目经理能单独执行整个项目中的每项任务。

但是,项目经理了解和掌握项目大小是基本原则,这样不仅可以决定完成项目所需的各个步骤,而且还可以决定完成项目所需的人力和材料资源。

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产品阶段

产品阶段

取决于项目类型及其各种组件,可能存在多个产品阶段。它们也可能根据各种需求(如时间、预算以及可用资源等)的结果而有所不同。

A. 语言阶段

几乎所有项目都包含翻译阶段。在某些情况下,后面还会跟着一个修改步骤,这个步骤本身可能是与某个特定项目相关的一个不同任务。其他语言阶段也可能合并到项目中,如专门的技术修订(例如,由医生校对的医学翻译),或者将指定的界面元素与本地化的软件进行比较的手册校对。 

B. 技术阶段

技术阶段取决于项目的类型。

“文档”项目通常包括文档的页面设置和/或图形级别的修改。这项工作可能在质量保证后面进行,从而验证最终文档是否符合规定的需求。例如,如果文档中的字符字体没有严格遵守客户源文档中所提出的要求,则此文档将被拒绝。

在“软件”项目中,通常的步骤包括编译、测试以及调试软件。质量保证阶段也将在计划之中。其目标是确保将语言阶段和技术阶段相结合以满足制定的规则条件,例如本地值(时间、日期等)的正确使用、术语的正确使用,以及所有选项的正确操作等等。

按照其复杂性和多样性,“多媒体”和“Web”项目本身可能只包括一些非常简单的步骤,或者恰恰相反,根据这些项目的各个组件,它们可能包含所有技术类型的大多数步骤。

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需要的资源

需要的资源

A. 人力资源

有时,一个项目内的所有步骤都可以只由一个人来执行。在另外一些情况下,项目需要很多人的帮助才能完成。项目经理的职责是组建项目团队。

翻译工作将由一个或多个翻译人员来处理。这些翻译人员也可以用于校对工作。甚至可能需要召集“专门的”校对人员(如上所述)。

翻译人员一般不对“技术”步骤负责。同样道理,分配给页面设置专家文档,分配给计算机专家软件和网站中的技术工作。有时翻译人员也可能参与技术步骤,例如,在软件测试期间使用翻译人员来验证与环境相关的某些翻译问题。

通常,由项目经理决定如何来组织这些团队。对于大型项目,可以任命某些人来负责特定的团队(例如,一个人来管理翻译人员),甚至可以任命其他项目经理。

事实上,在包括多个语言团队的“多语言”项目中,一般都会由一个“国际化项目经理”(International Project Manager, IPM) 来管理整个项目,在 IPM 下面,由“本地化项目经理”(Local Project Managers, LPM) 来负责一种或多种语言。这种项目包含的结构可能非常多。因此,IPM 可能只需与管理项目技术或语言方面的 LPM 进行联系。IPM 也可能领导只涉及语言部分的LPM,然后再管理一个或多个技术团队,集中化各个语言中的任务。

 

B. 材料资源

在某些特殊的情况下,或者由于项目本身的特性,有时可能需要计划特定的材料资源。

一些项目需要租用或购买其他的计算机(例如,涉及额外人员的项目),新的软件许可证(例如,项目需要的特定软件)等等。这种情况还包括可能需要租用录音或编辑工作室的多媒体项目。一些项目甚至还需要购买品牌的新内容以及特定的培训材料。

因此,项目经理的角色不仅仅是确定项目中的必需步骤和要素,还需要通过时间分配、预算分配以及可用的合格人力资源,来分析项目的可行性。

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准备评估和项目计划

准备评估和项目计划

Budget准备评估和项目计划是很多人员的职责,尤其是项目经理的职责。

识别要执行的组件和任务使评测项目大小和报价成为可能。对于分配的单个任务,价格将根据组件有所不同,这是相当普遍的。例如,理论上,翻译用户手册的单价应该少于翻译软件界面的单价。大多数翻译机构都会为其项目经理制定价格计划,提供已考虑了各个项目类型、其组件以及其付费任务的不同单位费率(每个单词的费率,每页的费率以及每小时的费率等)。在某些情况下“度量”指示器还可以帮助评估不同分类任务的平均小时生产率。随后,它们可以作为项目经理的参考点,在对特定任务做预算过程中计算时间时(例如编译和测试联机帮助)提供参考。

这些指导方针还将帮助项目经理确定完成每项任务所需的小时数,从而制定项目计划。

除了分配给每项任务的时间,还推荐建立团队以及制定重叠任务的可能性。因此,对于要翻译上百万字的一个项目,将其分配给一名翻译人员近 10 个月进行翻译工作,然后再分配给一名校对人员 5 个月进行校对工作,这种做法是不明智的。因此,项目经理要计算每项任务所需的人数,以便最优化项目计划。然后,他们可以分析不同任务之间重叠的可能性,使项目尽可能高效地完成。例如,如果将一个 3 个月的项目分配给 10 名翻译人员,那么不必等到翻译过程的最后阶段后再开始进入校对阶段。校对工作可以在翻译阶段开始几周之后进行,但是只有具备良好组织能力的项目经理才可以将不同阶段的工作结合得很好。为了解决项目过程中的任何问题和意外,还需要在项目计划中加些额外的时间。

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启动项目

启动项目

一旦客户接受了评估和项目计划,项目经理就可以开始启动项目。

当然,由项目经理来决定以确保有足够的团队,并且他们已经准备好完成项目。项目经理还要关注在分析阶段中可能尚未执行的所有必需的准备工作。例如,某些文件类型必须经过转换,这样翻译人员才可以更加容易地使用它们(例如,将 Adobe FrameMaker 文件转换成 Microsoft Word)。此外,他们必须确保词汇表可能还包括翻译库是最新的,同时还要准备好项目指导说明,项目指导说明要适用于涉及的所有相关人员,并且对于这些人来讲易于理解。

在分配任务和分发文件时,项目经理必须提供各个资源相应的采购订单。

这些文档通常要符合公司定义好的模型,然后根据每个单词或每页的单价对数量进行适当的修改。而不是按使用的小时数计算,因为数字的预测通常更加困难。

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监控项目

监控项目

为了确保整个项目顺利地进行,项目经理必须设置不同的检查点(例如,翻译人员的部分提交文件),并且必要时与那些相关的人员联系,以便预知所有潜在的问题。项目经理还必须整理术语和技术问题,将这些问题传送给客户,然后将需要的信息分发给受到影响的人员。

通过在文件系统(例如,Windows 文件管理器)上设置清晰正确的目录结构,或者通过创建显示每个文件和/或受影响组件的当前状态的监控文件(通过诸如 Microsoft Excel 或 Microsoft Project 之类程序的帮助),可以执行文件监控。某些项目经理可能更愿意使用一些为自动监控文件及其状态而设计的专门工具(这些工具通常是由翻译机构自己内部开发的)。

监控时的重要事项是,所使用的方法和与信息更新保持一致并不是同等重要。如果一个人忽略了保持数据更新,那么执行监控过程实际上毫无意义。这种更新还解决了如果最初的项目经理缺席,必须由其他项目经理继续承担项目这一重要需求。

最后,让我们研究一下财务方面。项目经理的另一项职责是确保项目的收益。当然,在项目的最初阶段,尤其在分析阶段,可能要计算毛利。原则上,项目经理已经知道大部分任务的采购价格,一旦开始进行评估,项目经理就可以计算项目“预期的毛利”。然而,通过在可能发生变化时执行财务监控,在整个项目过程中维持此利润也相当重要。实际上,在项目进行期间会出现某些不可预见的任务:客户不时地发送新组件,工作量与开始时的估计完全不同,或者产品更新时出现了额外步骤。所有这些更改都可能影响到利润,因此必须在整个项目期间进行监控。有时,需要上级或者财务部门经理的代表来控制利润。在所有情况中,都需要项目经理以积极的态度来应对。

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完成项目

完成项目

在将项目提交给客户之前,项目经理要确保所有步骤都已执行,尤其要仔细检查客户的最初指导说明。当然,项目经理要验证所有的组件和文件没有缺失,并且它们满足预先定义的条件(例如,名称),然后按照计划的方式(通过电子邮件、FTP 站点等)进行提交。

提交后,客户可能提供评论和评判意见(“反馈”)。然后,项目经理来决定评估进行修改可能带来的影响。客户已经直接进行了修改吗?或者必须由自己来处理这些问题?如果自己处理这些问题,必须由哪些特定的人员来进行?由参与该项目的资源来修改?还是需要找能力更强的人员来完成?客户的负面反映是质量问题的结果还是他们表达的只是比较主观的偏好?或者他们对于最初的指导说明改变了想法?

根据这些问题的答案,可能要(也可能不要)执行财务分析,从而确定潜在的新阶段是否会部分或完全由客户付费。此外,还必须确定是否应该对那些责任人进行收费,或者只是由自己来负责这些反馈所需的额外工作。

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事后总结

事后总结

post mortem我们通常使用术语“post-mortem”(事后总结)来描述项目完成后的问题分析阶段,以便最终关闭该项目。它需要提供一份报告和/或主持一个会议或电话会议,使相关人员回顾项目的重要问题。如果需要,此阶段也可以在一系列相关项目完成后进行。

应该注意,post-mortem 的目的不仅仅是指出我们遇到的问题。它的主要功能包括突出显示解决这些问题所采用的解决方案,这些问题值得解决的出发点,以及在整个项目中起作用的其他因素。

除了提供项目完成后的分析,此报告的目的还包括为将来的项目提供意见和建议。因此,必须本着这种精神编写 post-mortem,以便它可以对其他项目和/或其他项目经理提供有用的帮助。

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归档项目

归档项目

在一个或多个项目的最后阶段,必须将其归档。归档通常依照定义好的过程进行。归档项目必须遵照明确的命名约定和文件编排系统,以便需要参考或重用项目(例如,更新时)的人员能够容易地找到它们。

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结论

结论

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总之,项目经理扮演的角色是相当重要的,尤其在大型项目或涉及多个组件的项目中。拥有此角色的人员可能不具备此处提到的全部阶段所需的专门知识,但是他们必须具有足够的技能来正确地识别这些基本任务,这些技能包括正确的分析、制定利润漂亮的预算、计划正确的步骤、选择适当的资源、监控项目,以及将需要的组件提交给客户。

当然,沟通技能也是必不可少的。项目经理的一个主要目标是,对于客户扮演一个内部的联系人,并且在涉及的众多人员之间扮演中间人。项目经理还必须在相关的每个人之间沟通指导说明以及传递信息时予以更多的关注。

将项目经理的工作呈现给未来的翻译人员

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正如我们前面所讲的,很大一部分独立的专业翻译成员为翻译机构提供服务。他们通常与一个或多个项目经理联系。在某些情况下,他们只是被分配到某个项目的翻译人员,而另一方面,他们工作在一个比较大的团队中。一般情况下,这些团队是“虚拟的”,这意味着不同的成员之间实际上从不会相见,他们甚至不清楚工作于同一项目的其他人员的数目、姓名以及详细信息。

在这种项目中,翻译人员的位置可能很快变得相对模糊。对于翻译人员本身,他们在完成整个项目的过程中很难确切知道自己的位置。

翻译人员通常在家中工作,他们大部分处于与整个过程“隔离”的状态。对于翻译人员来讲,清楚地知道其确切角色以及了解项目经理提出的某些指导说明或者需求,通常非常困难甚至是不可能的。为什么使用并保持这种或那种文件格式如此重要?为什么需要特定的机器设置来执行给定的翻译任务?真有必要遵照有时定义到具体小时的那些时间限吗?由于分配的主要工作是语言方面,翻译人员可能不时地询问这样的问题,而不能整体上更多地领会成功完成项目中特定点的重要性。

翻译学校内目标课程中的项目管理简介使得未来的翻译人员能够了解他们将要进入的专业领域以及他们参与到大型项目的重要性。

除此之外,了解项目经理的一些原因对于自由翻译者来讲并不是毫无用处。明示其准确性和专业性,特别在准备评估或制定费率计划时,可能会更容易地得到自由翻译人员的支持。了解项目管理如何实施还可以说服将来的翻译人员拓宽其专业活动,例如与其他翻译人员联成网络,甚至与技术顾问联成网络,知晓在大型项目中他们无法单独完成而需要紧密协作。所以,在这种情况下,为什么不“作为一个团队”,然后与客户直接签订合同以获得更多的好处呢……

项目管理是翻译行业中一个广为人知的概念。在客户公司或翻译机构中,那些作为市场中主要联系人的人员通常被称为“项目经理”。在翻译行业中,尽管他们不是必需的,但是他们是实实在在的财富。毫无疑问,有目的的进行培训,通过更好的理解所参与的过程,使翻译成员在翻译行业迅速成长,这将会成为这些人员未来职业生涯的主要优势。

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