Suivi du projet

Afin de s'assurer du bon déroulement du projet, le gestionnaire de projet doit établir divers points de contrôle (livraisons partielles des fichiers par les traducteurs, par exemple) et contacter de temps en temps les participants afin d'anticiper tout problème éventuel. Il doit également coordonner les questions terminologiques ou techniques, à transmettre suivant les cas au client, ainsi que la distribution des informations requises vers les intervenants pertinents.

Le suivi des fichiers peut s'effectuer par la mise au point d'une structure de répertoires correcte et claire dans le système de fichiers (l'Explorateur de fichiers de Windows par exemple), mais aussi par l'élaboration d'un fichier de suivi (à l'aide d'un programme tel que MS Excel ou Microsoft Project) présentant le statut actualisé de chaque fichier et/ou composant traité. Certains préféreront le recours à des outils spécialisés permettant un suivi quasi automatique des fichiers et de leur statut (outils de plus en plus souvent développés en interne par les sociétés de traduction elles-mêmes).

L'important dans tout suivi n'est pas tant la méthode mise en œuvre que la régularité dans la tenue à jour. Il est en effet inutile de mettre en place une procédure de suivi si l'on omet d'en actualiser les données. Cette mise à jour revêt également une importance cruciale du fait que tout projet doit pouvoir être repris au pied levé par un autre gestionnaire de projet en cas d'absence du premier par exemple.

Abordons finalement l'aspect financier. La mission du gestionnaire de projet consiste également à s'assurer de la rentabilité du projet. Il est bien entendu possible de calculer la marge brute dès le début du projet, notamment en phase d'analyse. En principe, le gestionnaire de projet connaît déjà les prix d'achat correspondant à la plupart des tâches et, une fois le devis établi, il pourra donc calculer la « marge brute attendue » du projet. Toutefois, il est également important de s'assurer du maintien de cette marge au cours du projet en effectuant un suivi financier, d'autant que des variations peuvent intervenir. En effet, certaines tâches imprévues s'ajoutent parfois en cours de projet, le client envoie de temps à autre de nouveaux composants, les volumes diffèrent dans certains cas de ceux annoncés lors du devis ou des mises à jour des produits engendrent des étapes supplémentaires. Tous ces changements peuvent influer sur la marge, laquelle doit par conséquent faire l'objet d'un contrôle tout au long du projet. Ce contrôle de la marge est parfois directement assuré par un supérieur ou par un responsable du département financier. Il nécessitera dans tous les cas une participation et une attitude proactive de la part du gestionnaire de projet.